О кассовой программе и ее пользе

Согласно закону, ИП устанавливают кассовое оборудование, однако нужда в дорогой кассе есть не всегда. Порой магазину или салону хватит обычной кассовой программы и подключения фискального регистратора, чтобы печатать чеки. Благодаря такому недорогому и простому устройству предприниматель сможет избежать штрафных санкций и не допустить воровства со стороны работников. О том, какие программы доступны тут, как они работают и почему помогают в экономии – в нашей статье.

Для чего могут пригодиться кассовые программы

Кассовая программа – программа, необходимая для учета всех товаров, проходящих через кассу. Программа помогает рассчитать стоимость и принять плату за товар/услугу. Также программа создает чек, печатает его и посылает данные в налоговую.

Выше перечислены только главные функции программы. Также предприниматель получает выгодные преимущества, которые дают бизнесу развиваться:

• Защищенность от воров. Если в магазине сотрудники работают по найму, то программа защитит бизнес от любого воровства. Программа позволяет сразу установить цену, которую кассир не может изменить. Таким образом ИП предотвратит случайные ошибки или махинации с ценами.
  
• Быстрая работа сотрудников на кассе. Программа оснащена графическим интерфейсом. Работают быстрые кнопки для позиций, пользующихся популярностью в магазине. Постоянные подсказки помогают кассиру тратить меньше времени на формирование чека.
  
• Лояльность покупателей. Программа дает возможность устанавливать скидки на часть товаров и предлагать постоянным покупателям более выгодную стоимость.
  
• Отчетность. Программы собирают информацию о количестве товаров и ценах, по которым они были реализованы. Эти сведения позволяют системе учета товаров сформировать разную отчетность: продажи за какой-либо период, средний чек на клиента, прибыльность и маржу.
  
• Периферийные устройства. К устройству с программой подключается сканер штрих-кодов и денежный ящик, иногда – терминал для оплаты через карточку и весы. Если устройства подключены к кассе, то можно не переписывать данные с одного устройства на другое – они в автоматическом режиме попадают в кассу. Таким образом, ошибки и попытки обмана со стороны работника исключены.
  

Функции кассовой программы

Согласно закону, касса формирует чек, хранит сведения о продажах и посылает нужную информацию в ОФД. Через ОФД данные попадают в налоговую службу, а чек при надобности высылается на электронный адрес покупателя. Чтобы получить в свое распоряжение все функции кассы, понадобится установить кассовую программу.

Что должна делать касса согласно закону:

• Формировать чек. Касса создает чек, содержащий сведения по всем нужным позициям: название товара/услуги, количество, цена, ставка НДС и т. д. Обязательное условие для чека – QR- код, по которому клиент сможет проверить подлинность документа (для этого нужнооткрыть приложение ФНС и просканировать код). Программа также должна считать скидки и создавать чек, учитывая эти сведения. При необходимости программа вписывает в документ дополнительные сведения, к примеру, информацию о поставщике, если магазин – посредник. Если покупатель оплачивает первый взнос или использует карту лояльности, соответствующая информация должна отражаться в чеке.
  
• Отправление чеков в ОФД. Программа автоматически шлет чеки в ОФД сразу после оплаты, как предписано законом. Если вдруг в чеке обнаружена ошибка, программа может отправить чек коррекции.
  
• Создание чека о тех. операциях. Программа регистрирует кассовое устройство в налоговой и меняет регистрационные параметры, после чего формирует соответствующие чеки о произведенных операциях. Перед стартом расчетов касса создает отчет о начале смены, по окончанию – отчет о ее закрытии.
  

Виды кассовых программ

Установить программу можно на кассу или ПК. Выбор во многом зависит от вида бизнеса и количества торговых точек.

• Автономная касса. Автономная касса – суммирующее устройство, не предназначенное для работы с товарной базой, не защищающее от воров и не предоставляющее отчетов об операциях. Такой вид оборудования устанавливают те, кто не хочет выкладывать большую сумму денег, но хочет соответствовать закону. Такая касса подойдет для малого бизнеса, зачастую для такого, где продавец и владелец – один человек. Главное преимущество этого вида – дешевизна. Такая касса обойдется гораздо дешевле прочих. Основной минус – трудность обновления программы. Это по силам только специалисту. Также касса имеет небольшой экран, а загружать новые товарные позиции в нее неудобно. Нередко товары не заносятся в базу, а сумму покупки считают, как на калькуляторе.
  
• Касса-моноблок. По мере развития бизнеса предприниматель может поменять автономную кассу на моноблок, обычный или сенсорный. На таком оборудовании стоит программа, позволяющая выставлять цену и следить за работой кассиров.
  
• Программа для ПК с фискальным регистратором. Фискальный регистратор не имеет собственного экрана и интегрируется с ПК. По цене эта касса может сравниться с автономной. Компьютер с подключенным к нему регистратором аналогичен моноблоку по своему функционалу.
  

Когда устанавливать программу на ПК

Когда ИП для ведения бизнеса нужен компьютер, он может докупить фискальный регистратор и установить программу. Если бизнес только что открылся, то это достаточно бюджетное решение.

• Поиск товаров в каталоге. Если сервис продает запчасти, то без ПК не обойтись: необходимо постоянно искать подходящий товар в каталоге. Благодаря регистратору и программе ПК можно использовать одновременно для поиска и выбивания чеков.
  
• Запись клиентов. Не получится работать без ПК и у предпринимателей, оказывающих услуги. Им нужно записывать клиента на конкретное время. Это удобно делать с помощью программы на компьютере. С кассовым обеспечением можно на этом же компьютере распечатывать чек.
  
• Экономия. Если в магазине уже есть ПК, то нет смысла покупать отдельно моноблок. В два раза дешевле можно купить регистратор, установить программу и вести легальную деятельность.
  

Товарный учет

Программа не учитывает товары, хранящиеся на складе. Она отвечает только за продажи. Для учета продукции можно применять отдельный сервис или отдельную систему (1С).

• Отчетный сервис. Как правило, сервис присутствует в кассовой программе и входит в ее стоимость. Сервис позволяет следить за ценами, контролировать доходность, наблюдать за прибыльностью и строить закупочные планы.
  
• Система учета. Есть возможность подключения учетной системы 1С, куда будут поступать все сведения о продажах. Такой вариант больше подходит крупному бизнесу, малому же достаточно простого сервиса.
  

Коротко о кассовой программе

• Ведет учет товаров, прошедших через кассу, создает чек и посылает данные в ОФД. Оператор отправляет сведения налоговикам и высылает электронный вариант чека клиенту.
  
• Работает на автономке, ПК, моноблоке.
  
• Автономная касса – дешевый вариант, не позволяющий развития бизнеса. Фискальный регистратор с кассовым ПО тоже стоят недорого, но могут заменить дорогое кассовое решение.
  
• Подходит для ПК, если он присутствует в магазине и необходим для ведения деятельности.
  
• Продается вместе с веб-сервисом, позволяющим вести отчет. Есть также возможность подключения учетной системы.